Un sistema de archivo optimizado debe permitirte archivar cualquier cosa en menos de 1 minuto.

   David Allen ofrece estos 9 consejos que te pueden ayudar a conseguirlo:

1. Siempre al alcance de la mano: Archivar debe ser algo instantáneo y sencillo. Si cada vez que debes archivar algo tenés que levantarte, lo normal es que acabes no haciéndolo.
2. Alfabéticamente: Mucha gente intenta clasificarlo por proyectos o por áreas, lo cual multiplica la probabilidad de no encontrar algo cuando no recuerdas dónde lo archivaste. En un sistema alfabetizado al final todo se archiva por tema, proyecto, persona o empresa, así que sólo tendrás que mirar en tres o cuatro sitios como mucho si no recuerdas por qué criterio lo archivaste.
3. Siempre muchas carpetas disponibles: Siguiendo el principio general de convertir el archivar en una tarea lo más rápida y sencilla posible, a la hora de procesar es fundamental tener a mano un buen número de carpetas disponibles, sean estas nuevas o recicladas.
4. Los archivadores por debajo de tres cuartos de su capacidad: El riesgo derivado de no hacerlo es doble ya que, por una parte, al verlos llenos te vas a resistir a archivar más cosas y vas a terminar amontonándolas y, por otra, si están demasiado llenos, la búsqueda de cualquier documento va a ser mucho más difícil y te va a llevar más tiempo. Para mantener los archivadores por debajo del límite recomendado debes purgarlo periódicamente. Si aún así ves que te resulta difícil mantenerlo bajo control, considerá mover documentos con poca probabilidad de ser consultados (proyectos ya cerrados, ex-clientes, facturas…) a otro archivador más alejado de tu espacio de trabajo.
   En cualquier caso, lo que debés tener siempre en cuenta es que si merece la pena guardar algo lo mejor es hacerlo de manera que sea fácilmente accesible o, de lo contrario, ¿para qué guardarlo?
5. Etiquetá tus carpetas con un generador de etiquetas automático: Las etiquetas con letra impresa son muy fáciles de identificar y, según David Allen, hacen que la relación con tus archivos sea distinta sin saber muy bien por qué. Yo utilizo un DYMO Letra Tag.
6. Calidad: Hay diferencias de precio muy importantes entre un archivador de primera calidad y uno que no lo es. También la hay unos meses más tarde entre la suavidad y el silencio con que siguen deslizándose los cajones del primero y los constantes atascos y chirridos del segundo. Si estás decidido a implantar GTD vas a tener que archivar cosas a diario en tu archivo de consulta general, así que es mejor que hagas una inversión inteligente y te compres un buen archivador.
7. Nada de archivadores colgantes: Este tipo de archivadores son en teoría mucho menos efectivos por ser menos flexibles y más formales que otros tipos de archivo. Yo sí uso archivadores colgantes y no tengo mayor problema con ellos, pero no quería dejar de compartir con vos este consejo del propio David Allen. Si no podes deshacerte de ellos tené muchos vacíos, que nunca falten y dentro carpetas para poder retirar y agregar.
8. Limpiar tus archivos al menos una vez cada 6 meses. De este modo no sólo vas a evitar que tu archivo acabe convirtiéndose en un “agujero negro” sino que también vas a poder permitirte “el lujo” de archivar cosas “por si acaso”, ya que sabés que unos meses más tarde vas a revisarlo y vas a tirar todo lo que no tenga sentido conservar. David Allen sugiere aprovechar los tiempos muertos que ofrecen por ejemplo las esperas al teléfono para ir depurándolo poco a poco pero, además, aconseja hacer una “limpieza a fondo” al menos una vez al año e idealmente en una fecha determinada, como puede ser al hacer la declaración de la afip o a final de año.
9. Usalo. De nada sirven los otros ocho consejos si no usás tu archivo constantemente. Si ves que te sigue costando trabajo archivar revisá de nuevo los puntos anteriores e intentá ver dónde podes mejorar a fin de hacer la tarea de archivar algo casi automático que no te suponga pereza alguna.