El tiempo es un problema para casi todo el mundo. Todos tenemos un montón de cosas que hacer, pero muchas de ellas no tienen absolutamente nada que ver con lo que realmente es importante en nuestras vidas. Con tantas distracciones es fácil llegar a pensar que estamos perdiendo el control.

   ¿Llega la noche y te decís que no hiciste lo que tenías que hacer?, ¿después de 8 o 10 horas trabajando?, ¿esto te enoja o te frustra? Tranquilo: es el problema de la mayoría de las personas responsables.

    Nadie nos enseñó a esto del uso del tiempo, si estuvimos con estas preguntas en algún momento vimos algún manual de gestión del tiempo o hemos realizado un curso para aprender a manejarlo.

   Lo que hoy sabemos es que el tiempo no se puede gestionar. Son 1440 minutos, 24 hs. y esto no va a cambiar, es así para todos los mortales. Lo que si podemos hacer es aprender a utilizarlo para hacer las cosas que realmente elijamos hacer.

   Relativizar, priorizar y delegar. Tomar el control de nuestro tiempo, de nuestra vida y de lo que hacemos con él o ella.

   Tenemos que sentarnos a trabajar sobre nuestra visión y nuestras metas. Una vez que declaramos esto podemos sentarnos a organizar. Todos los consejos, manuales, cursos y demás cosas que podamos hacer sobre la gestión del tiempo no nos van ayudar si no tenemos claro a donde queremos ir.

   ¿Cómo empezar a gestionar mejor nuestro día a día de acuerdo con lo que queremos?

   1. Decidir qué es importante de acuerdo con mis valores, mis creencias, mi misión personal o profesional. No podemos estar toda la vida pensando “ya hago lo que puedo” sin tener claro a dónde pretendo llegar.
   2. Fijar objetivos personales y profesionales de acuerdo con mi filosofía de vida. Enfocarnos en lo que queremos.
   3. Desarrollar metas y los pasos de acción necesarios para alcanzar esos objetivos. No podemos hacer todo porque no vamos a lograr nada. La improvisación lleva al desastre. Si asignamos tiempo y recursos personales o profesionales con realismo, seguro que vamos a avanzar decididamente.
   4. Manejarnos por contextos. Realizar las tareas que podemos hacer en el lugar donde estamos o con las herramientas que tenemos. No pensar en las cosas que tengo que comprar en el super si estoy en el dentista.
   5. Unificar los calendarios. Si tenés un calendario en el PC, una agenda diaria, un calendario de pared y una app, podes tener un dolor de cabeza. Hay que decidir qué herramientas de planificación son útiles y cuáles no. La mejor opción es, sin duda, un solo soporte para todo.
Manejar el tiempo
   6. Cada proyecto necesita su plan de acción. Siempre hay una secuencia más eficiente para ahorrar tiempo y esfuerzo que debemos identificar y seguir. Es mejor invertir un poco de tiempo para ahorrarlo después, siempre salen las cuentas.
   7. Programar las tareas más importantes primero. Si abordas las tareas más importantes primero, va a ser mucho más fácil encontrar tiempo para las menos importantes.
   8. Llevar un registro de tu tiempo. Para saber como se utiliza el tiempo, hay que hacer un registro de tiempo de una semana o dos al año. ¿Cuánto tiempo se está perdiendo en las actividades sin importancia? ¿De dónde vienen la mayoría de las interrupciones? ¿Se presentan durante ciertos periodos de tiempo o en días específicos de la semana? Una vez que tengas esta información, fija acciones de mejora.
   9. Hacer menos. El secreto está en ser realista en cuanto a la cantidad de cosas que se programan en un día. Un gramo de logro es mejor que un kilo de frustración.
   10. Minimizar interrupciones. Eliminar notificaciones. Las vamos a buscar cuando tengamos ese momento para verlas. Apagar el teléfono, mensajes y demás. El cerebro no permite el multitasking. Tenemos que aprender a concentrarnos en una sola tarea. Y con ruido es imposible.
   11. Escoger tu tiempo con cuidado. Tenés que conocerte para ver en que momento del día sos mas enérgico. En ese momento elegís hacer las tareas mas difíciles. Mis horas de tareas difíciles es entre las 2 y las 4 de la mañana, por ejemplo, porque me es más fácil concentrarme. Una vez realizadas las (pocas) cosas realmente importantes del día, toca disfrutar de la improvisación, del caos y de la diversión.
   12. Aplicar la regla 80/20. En términos generales, el 20 por ciento de nuestro esfuerzo produce el 80 de nuestros resultados. Eso significa que si tengo una lista de 10 cosas que hacer, dos de ellas producirán mejores resultados que las otras 8 en su conjunto. Hay que identificar qué tareas realmente te acercan hacia tus metas y darles la prioridad que se merecen.
   13. Descansar periódicamente. Nuestro cerebro esta diseñado para prestar atención y hacer foco solo 20 minutos aproximadamente. Entonces pensá lo que puede ocurrir si estamos más de 2 horas trabajando sin hacer un break. Trabajar dos horas, caminar 15 minutos, trabajar una hora, parar a un café de 10 minutos, trabajar otras dos horas, a comer una hora y descansito para reponer espíritu y energía. O utilizar los descansos para hacer una tarea menos exigente, como llamar por teléfono, leer algo, charlar de algo intrascendente.
   14. ¡Ya! hay que pasar el famoso freno de la hoja en blanco y de pensar y programar todo. A veces, el mejor enfoque es comenzar simplemente a trabajar en el proyecto. No te metas de lleno en planear cada pequeño detalle para nunca empezar. Una vez que comienzas a trabajar vas a descubrir lo que hay que hacer y mejorar. Incluso si hay que dar marcha atrás un poco, vas a seguir en la vanguardia del juego porque estás tomando acción en lugar de esperar.
   15. Ser flexibles. Estas son sólo sugerencias, no son reglas puras y duras. Hay que experimentar, averiguar lo que funciona para vos, sin miedo de personalizar las ideas para adaptarse a tus circunstancias y necesidades individuales. Las declaraciones, metas y objetivos pueden variar, hoy declaro una cosa y el mes siguiente me doy cuenta que busco otra, pero si nunca hice la declaración… nunca la voy a poder cambiar.

   ¿Por qué la gestión del tiempo no existe?

   El tiempo es un recurso que no se vuelve a conseguir. Es valioso. No podemos tener días de 35 horas, pero si podemos hacer lo que elegimos hacer en esas horas y de esta manera ser felices en lo que hacemos. Al fin y al cabo siempre elegimos lo que vamos a hacer (Leer ¿Tengo o elijo?). La vida puede ser agradable y productiva. Pero, en definitiva, se trata de cómo somos capaces de conseguir una o dos o cinco horas al día, o sea, de gestionarnos mejor. Nosotros podemos hacer lo que queremos, alejándonos del “ya hago lo que puedo” en jornadas larguísimas y con un estrés constante.