Las revisiones son algo fundamental de nuestro sistema. Es extremadamente importante tener el panorama de lo que vamos a hacer.

   La revisión diaria y la semanal son las que te van a abrir los ojos y te van a hacer confiar en tu sistema. Es algo fundamental para no PROCRASTINAR. Al ver el panorama ya sabemos que es con lo que tenemos que arrancar. Siempre la tarea más compleja, la que menos nos guste, tiene que ser la primera.

   Por lo menos tenés que dedicarles 15 minutos diarios y luego 30 o 1 hora (depende de lo grande de tu sistema) a la revisión semanal.
Vaciar el inbox y actualizar la lista de siguientes acciones, eliminando o moviendo a otra lista todas aquellas que ya fueron sido finalizadas o pasaron a otro estado. Es la única forma de generar la confianza necesaria para dirigirte a tu lista sabiendo que vas a encontrar lo próximo que realmente debes hacer.

   Estos son los pasos sugeridos para la revisión semanal. Yo la hago los DOMINGOS, pero hay gente que prefiere hacerla los viernes.

1. Realizar un barrido mental. Asegurarnos que dejamos en nuestro sistema (Papel o digital) todo lo que tenemos en la cabeza (Ideas, tareas o proyectos). En este momento no juzgo, todo lo que aparece lo agrego.
2. Recopilar todo lo que esta suelto: poner todo en la bandeja de entrada. (Tarjetas, recibos, facturas, tickets, notas, etc.)
3. Vaciar la bandeja de entradas. No puede quedar nada. Hay que vaciarla. Casilla de mail, Whatsapp, correo físico, papeles, todas están son bandejas de entrada, vos tendras la tuya, hasta la puerta de la heladera puede ser una bandeja de entrada. Hay que revisar y procesar cada una de ellas.
4. La agenda de la semana pasada. Chequear la agenda de la semana anterior nos muestra lo que hicimos, lo que falto y que áreas de responsabilidad trabajamos más o menos.
5. La agenda de la semana que viene. Nos para en el futuro, en lo que viene, que tengo que hacer, en como esta distribuida la semana.
6. Listas de acciones siguiente. Mirar si hay que acomodar un poco la lista, si hay cosas que tengo que sacar y que son esas cosas que tengo que hacer (Agrupadas por cada “contexto” a trabajar)
7. A la espera. Cuales son las cosas que tengo delegadas, que no están dependiendo de mi. Que tiene mi socio, mi jefe, mi empleado o hasta mi amigo.
8. Los proyectos. Revisar cuales son los proyectos que tengo abiertos. Esto también me da un panorama de “en que me estoy enfocando” y “donde me tendría que enfocar más”. Tenemos que asegurarnos que cada proyecto abierto que tengamos tenga una próxima acción a realizar. Recordá que en GTD los proyectos no se hacen!
9. Algún día – tal vez. Esta lista es donde tengo todo lo que no voy a hacer esta semana, por ahí comienzan a aparecer cosas que tengo que ir tirando a la lista de Próximas acciones.
10. Meditar si no hay nada suelto y agregarlo volviendo a procesar todo el sistema.

Armate un checklist para ir tachando lo que vas haciendo. Repito, hacer este proceso te va a ayudar a confiar en tu sistema y lo va a hacer confiable.