Gestionar las interrupciones mediante un sistema de productividad personal es muy fácil. Este articulo es un poco largo, pero vale la pena.

   Habitualmente, uno de los inconvenientes que tenemos, para trabajar de forma productiva son las interrupciones: cosas que te interrumpen, personas que te interrumpen, y vos, que te interrumpís a vos mismo sin darte cuenta. Algo que por ahí te podía llevar 15 minutos termina llevándote 45; esto lo podemos elevar a otros momentos más, y de seguro estas perdiendo mucho tiempo en tu día.

   Interrupciones en tu día a día seguro que tenés muchísimas. Trabajes donde trabajes, otras personas o algunos dispositivos te interrumpirán.

   Lo primero es ser consciente de esto, de otra manera no las vas a poder evitar o minimizar. Hay que reducirlas tanto como se pueda de forma que te distraigan lo menos posible y, especialmente, para aprender a gestionarlas de forma adecuada. Para conseguirlo, hay algunos elementos fundamentales.

   Algunas interrupciones son:

   Si comenzás a observar tu día a día, vas a descubrir dos tipos de interrupciones que deberías evitar: LAS INTERNAS y LAS EXTERNAS.

   Las internas: Son aquellas que te provocas vos mismo, como persona, cuando estás haciendo algo. Por ejemplo: cuando estas escribiendo ese mensaje y, en un momento dado, no sabes como seguir. Dejas de escribir y te pones a pensar por donde deberías seguir escribiendo, pero en pocos segundos tu mente se va del tema y empieza a pensar en otras cosas. Este seria un ejemplo de este tipo de interrupciones.

   Las externas: Vienen de afuera. No dependen directamente de vos, aunque, como veremos mas adelante, sí que podes llegar a controlarlas en mayor o menor medida.

   Dentro de las interrupciones externas hay dos tipos: las directas o las indirectas. Luego voy a ampliar esto.

   ¿Y como las detectamos?

   Lo que te voy a decir no es broma, esto es muy difícil, pero es el primer paso, evidentemente para evitarlas.
Muchas veces ni nos damos cuenta de que sucedió una interrupción. Nuestra mente comienza a hablarnos, me gusta llamar “conversarnos” y se nos fueron 10 minutos hasta que caímos que hemos dejado de escribir, de leer o de llamar a quien teníamos que llamar porque nuestras conversaciones se fueron como la mosca que andaba dando vueltas por la oficina.

   Entra alguien y se nos puso a hablar y hasta que nos damos cuenta que pasaron otros 10 minutos no podemos cortar la charla.; al volver a lo que estabas haciendo, tardas 3 o 4 minutos en arrancar.

   ¿Te paso?

   Detectar las interrupciones, justo cuando ocurren, es un hábito y, como todo hábito, la práctica es lo único que puede ayudarte. Detectar las interrupciones justo cuando ocurren te va a permitir varias cosas que multiplicarán tu productividad.

   ¿Vemos esas cosas?

• Vas a ser más consciente de la gran cantidad de interrupciones que ocurren en tu vida y, por lo tanto, vas a poder atacarlas de forma más fácil.
• Vas a tener la potestad de decidir si querés ser interrumpido o no. Por mucho que suene el teléfono, que el whatsapp te aparezca en la pantalla, la decisión es tuya.
• Si decidís ser interrumpido, podes tomarte unos segundo para anotar en donde estas con tu tarea actual, de forma que al volver no tenés que perder tiempo pensando donde habías quedado.

   De esta manera comenzaste a recopilar tus interrupciones; si las atendés, recopilas que es lo que estabas haciendo antes de ser interrumpido, si no las atendés recopilas la interrupción para tenderla en otro momento.

   Para evitar las interrupciones, antes de eliminarlas o reducirlas de tu día a día es necesario que primero las identifiques todas.

   Una buena forma de hacerlo es llevar siempre con vos un anotador y si esto es mucho, una hoja doblada y tomar notas durante varios días de todas las interrupciones que tenés. Vas a ver que la hoja se va a llenar muy rápido. Más de lo que ahora estas pensando. Nunca dejes que tu cerebro almacene esta información, no esta diseñado para eso.

   ¿Como evitar las interrupciones externas?

   Las interrupciones internas solo dependen de vos, por lo tanto, lo único que se puede hacer es modificar tus hábitos.
Ahora nos toca el turno de las interrupciones externas y aclarar los dos tipos.

   Por un lado, las interrupciones que provienen de personas, personas que se te acercan físicamente cuando estás trabajando. Este tipo de interrupciones tienen que tratarse con mucho cuidado. Tenés que buscar la forma de que esas personas entiendan que su interrupción no solamente requiere que les atiendan un momento, sino que la interrupción te distrae y dificulta que vuelvas a concentrarte en lo que estabas haciendo, por lo que supone no medio minuto de hablar con ellos, sino varios minutos de volver a entrar en el estado de concentración en el que estabas.

   Por otro lado, para evitar las interrupciones tecnológicas no necesitas ese cuidado especial que tenés que tener con otras personas. Si el móvil, la computadora o el teléfono te interrumpen, la solución es mucho más fácil y rápida: DESACTIVAR LAS NOTIFICACIONES, utilizar el MODO AVIÓN, DESACTIVAR EL SONIDO DEL TELÉFONO o incluso DESCONECTAR INTERNET o hasta PONER EL TELÉFONO CON LA PANTALLA HACIA ABAJO.

   Te puede parecer que “tenés” que tener todo activado o siempre estar alerta, te puedo asegurar que no es así. Vos podes decidir cuando mirar las notificaciones. Con la tecnología de hoy muchos teléfono o computadoras te permiten que solo las personas que están en tus FAVORITOS o en los grupos VIP se puedan comunicar con vos. Hay muchas opciones como estas.

   Solo tenés que investigar y pensar bien sobre las ventajas y desventajas de cada aparato tecnológico y decidir qué es lo que querés que te interrumpa y qué es lo que no.

   La mayoría de los teléfonos que tenemos ya son computadoras, tiene grandes procesadores, grandes sistemas operativos y solo usamos el 20 o 30 por ciento de su potencial con mucha suerte. Aprender a usarlos y sacarles el 40 o 50 por ciento te va a hacer más productivo.

   Hay que ser preciso

   Una vez que hayas hecho el análisis, hayas chequeado tus interrupciones y hayas pensado como atacarlas, lo ideal es ir de a una en una.

   Te cuento una opción

• Detectar la interrupción
• Anotar todo lo referente a la interrupción: qué, quién, cuándo, por qué… (Recordá que nuestro cerebro no esta hecho para recordar, tenés que crear el habito de anotar todo lo que se te cruza por la cabeza en alguna bandeja de entrada para luego procesarlo, al anotarlo no es el momento de decidir si es interesante o no)
• Continuar con tu flujo de trabajo para no dejar que la interrupción te moleste.

   Esta es la opción que a mi me funcionó en mi sistema de productividad para atender cada una de las interrupciones que tenía en mi día a día.

   De seguro, si seguís estos pasos, las interrupciones comenzaran a molestarte menos tiempo y vas a terminar de hacer las cosas antes, por lo que vas a poder DISFRUTAR DE TU TIEMPO.

   Este es un trabajo constante, no pienses que le ganaste a las interrupciones.

   Una vez hayas anotado la información sobre las interrupciones, en otro momento, recuperá la información, analizá si realmente era una interrupción importante y , si no lo era (99% de los casos), determina qué debes hacer para que una interrupción así no vuelva a repetirse.

   Si llegaste hasta acá, ahora solo te queda ACCIONAR.

   Te dejo algunos ejemplos que tuve yo que trabajar.

   Correo electrónico. Yo tengo desactivado todas las notificaciones de correo electrónico, tanto en el móvil como en la computadora. Los chequeo cuando me pregunto ¿que puedo hacer ahora? Y mi contexto computadora o móvil esta al alcance. Hay algunos maestros que recomiendan chequearlo 2 o 3 veces al día y nada más. Para mi esto depende de tus necesidades, lo que si no es bueno que cada mail que te llegue te detenga de lo que estas haciendo o revisarlo 15 veces al día. Si al principio esto te cuesta, desinstalá todas las aplicaciones de correo para que solo puedas chequearlo entrando vía web.

   Notificaciones del móvil. Yo tengo todo desactivado también del móvil. Solo lo chequeo cuando lo deseo. Hay que trabajar el habito de no estar mirando el móvil todo el día, hay personas (como yo hace un tiempo) que lo prenden y apagan y no vieron nada, solo es un habito. Hay que trabajarlo. Una buena ayuda es tener el teléfono lejos para que nos cueste ir a mirarlo, vas a ver que funciona.
Llamadas.

   Si vas a trabajar en alguna tarea que es importante, apagá el teléfono. Establecé unas horas al día sin llamadas. Busca cual es tu horario mas productivo (todos tenemos una parte del día que somos más productivos) y ahí, quedate con vos, sin teléfono. Fuera de esas horas podés tener solo llamadas de tus FAVORITOS o VIP para decidir si es necesario atenderlos o hasta mensajes de auto respuesta: te llamo luego…. Estoy ocupado te llamo en 30 minutos…

   Redes sociales. Yo tengo desactivado todas las notificaciones de las redes sociales, tanto en el móvil como en la computadora. Las chequeo cuando me pregunto ¿que puedo hacer ahora? Y mi contexto computadora o móvil esta al alcance. Hay algunos maestros que recomiendan chequearlo 2 o 3 veces al día y nada más. Para mi esto depende de tus necesidades, lo que si no es bueno que cada notificación que te llegue te detenga de lo que estas haciendo o revisarlás 15 veces al día.

   Personas. Tus allegados, tus compañeros de trabajo, que sepan que hay ciertas horas en las que no te pueden interrumpir. Esas son tus horas productivas. Cuando no estés en esas horas, aprendé a valorar si es realmente importante y aprender a hacerle entender a la otra persona que en este momento no podés charlar, que no lo haga personal, sino que hay que terminar esto y luego lo vas a atender.

   El cerebro. Nuestra cerebro nos interrumpe todo el tiempo, vienen pensamientos del LIMBICO hacia el NEOCORTEX y nos enganchamos en eso… una buena forma de frenarlo es recurrir, otra vez, al anotador: anotamos y seguimos con lo que estamos haciendo. Cuando te llegue una idea, por ahí, tu mente te dice: hagamos esto y luego continuas con lo otro. NO LE HAGAS CASO. Ya vas a tener tiempo de ponerte con lo nuevo.

   Reuniones improductivas. Cuanto te convoquen a una reunión, fijate si realmente es necesario asistir. Un 75 % de las veces no es necesario. Hay personas que necesitan tener reuniones para decirte que hay que enviar unos mails. En ese caso, habla con la persona que la convoca y preguntale qué podes aportar o si es necesario que sea presencial. Si es imprescindible que estés lleva tu anotador con lo que hay que hablar o presentar y repasá que es lo que se resolvió y a que puntos llegaron en esta reunión.

   La declaración del NO. Esta declaración es fundamental para ser productivo y disfrutar de tu tiempo!!!!!!!! Y por eso me explayo en un articulo especial!!!! (Ver La declaración del NO)