El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri. Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo Se pueden distinguir tres tipos de actividad: Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo. Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final. Actividades de coordinación.

Objetivos de un sistema de workflow

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.
• Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.
• Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
• Facilitar la movilidad del personal.
• Soportar procesos de reingeniería de negocio.
• Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.
• Adicionalmente optimizar el servicio
• Mejorar la gestión del conocimiento