Organizate con eficacia

¿Qué es GTD? Getting Things Done es un método para ser más productivo desarrollado por David Allen que ha sido aceptado mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización personal. 

   La neurociencia nos mostró que una persona puede retener en la memoria hasta 9 cosas (aproximadamente) en el cerebro denominado CORTEX, el GTD se basa en el principio de liberar tu mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas. 

   ¿De dónde viene el nombre Getting Things Done?

Getting Things Done es el nombre del libro de David Allen donde explica su método de productividad. El libro, que se ha traducido al castellano como Organízate con Eficacia, explica qué es GTD y toda la metodología Getting Things Done, con algunos ejemplos y, especialmente, contando los motivos de por qué es bueno organizarse mediante esta metodología.

   ¿Algo sobre David Allen?

Nació en Estados Unidos. Consultor sobre productividad. Creador de Getting Things Done (GTD). Comenzó a investigar sobre productividad en la década de 1980. Fundó la David Allen Company, una empresa enfocada en productividad y formación para ejecutivos.

   Nuestra memoria no puede con todo

David Allen afirma en su libro que nuestra memoria es ineficiente. ¿Cuantas

veces nuestra memoria nos ha recordado algo en algún momento en el que no podíamos hacer nada al respecto? ¿Y cuantas veces nuestra memoria no nos recuerda algo cuando sí podemos o debemos hacerlo? Getting Things Done nos da un sistema organizativo para confiar. Nos permite tener presentes las cosas que tenemos que tener presentes en el lugar adecuado. Nuestra mente puede estar tranquila, sabiendo que no va a perder nada. Puede dedicarse a trabajar en acciones concretas, siendo creativa y eficiente. Getting Things Done hace fácil el almacenamiento y la revisión de nuestras tareas.

La neurociencia nos dice que solo es posible almacenar hasta 9 cosas, aproximadamente, en nuestra mente…

El GTD nos ayuda a tener la mente clara como el agua.

¿Por qué GTD es “la” metodología de productividad? Porque se basa en principios sencillos, que todos podemos utilizar y probar. Lo complejo del método es generar el hábito.

Antes de hacer o comprometernos, debemos pensar, hacernos la hermosa pregunta que Allen nos propone ¿que puedo hacer ahora?

GTD es “él” método de productividad porque es el único que tiene en cuenta algo importantísimo: que el tiempo no se gestiona. El método Getting Things Done se basa en decidir a qué próximas acciones vamos a prestar nuestra atención y vamos a dedicar nuestro tiempo ahora mismo, nada de prioridades o urgencias. 

   Control

GTD nos propone tener el control liberando nuestra mente, externalizandolo, colocándolo en nuestro sistema. El control nos da confianza y seguridad.

El GTD tiene cinco pasos fundamentales. Estos son:

Recopilar o capturar: no depender de nuestra mente para recordar. Nuestras preocupaciones, ideas, tareas, pensamientos o cosas son depositadas en nuestras bandejas de entrada.

Procesar o aclarar: todo lo de nuestras bandejas de entrada tiene que procesarse. En GTD entendemos por procesar el hecho de convertir las “cosas” (asi tenemos que llamar a todo lo que capturamos) que hemos dejado ahí, en acciones.

Organizar: todo lo que procesamos tiene que ir a algún sitio organizado de cierta forma concreta. Hay varias opciones declaradas en GTD: si no es necesario tirarlo a la papelera, si es material de referencia archivarlo, si es algo que tenemos que hacer colocarlo en la lista de próximas acciones y proyectos, si tiene fecha objetiva en el calendario, etc.

Revisar: Decidir qué hacer, tanto después de procesar y organizar como de forma periódica.

Hacer: el objetivo de todo el proceso de control es acabar realizando eficientemente todos los compromisos que hemos adquirido, tanto si son acciones siguientes como si son compromisos en nuestra agenda.

Luego de llevar a cabo el control llega el momento de reflexionar a medio y largo plazo, lo que GTD denomina perspectiva.

Perspectiva

Una vez tenemos dominados los cinco pasos del flujo de trabajo de Getting Things Done, es importante no quedarnos solamente en eso. Para ser realmente productivos no solamente tenemos que tener una buena sensación de control en nuestro día a día, sino que tenemos que tomar perspectiva para saber que lo que estamos haciendo va en la dirección que desamos. Para conseguirlo, David Allen define el modelo de 6 niveles de altitud.

Acciones (pista de aterrizaje): cualquier tarea que pueda hacerse en un mismo momento, en un mismo sitio y de una sola vez.

Proyectos (3.000 metros): cualquier resultado que necesite de más de una acción para poder realizarlo, en GTD es un proyecto. Comprar todo lo necesario para la semana que viene antes del domingo puede ser un proyecto, ya que no solamente es ir al supermercado sino que también es preparar el menú de la semana y hacer la lista de la compra.

Áreas de enfoque y responsabilidad (6.000 metros): definen con qué estamos comprometidos en nuestro día a día, es decir, nos muestran los compromisos que hemos adquirido, tanto con nosotros mismos como con otras personas.

Metas y objetivos (9.000 metros): definen dónde queremos llegar y cómo vamos a llegar ahí. Es importante que nuestras metas y objetivos estén vinculadas a nuestra visión: las metas y objetivos son los distintos pasos que nos hacen llegar a conseguir todo lo que deseamos.

Visión (12.000 metros): sirve para tener claras las líneas generales de nuestra existencia, lo que encaja y lo que no encaja en nuestra vida y, especialmente, qué es lo que queremos tener en nuestra vida a largo plazo (más de un año, o incluso más de dos años).

Propósito y principios (15.000 metros o más): el propósito es la definición de por qué hacemos lo que hacemos y los principios son los comportamientos que nos rigen, los valores que queremos respetar sí o sí en cualquier situación.

En GTD, cada uno de los seis niveles tiene que estar alineado con los niveles superiores, de forma que nunca deberíamos estar trabajando en proyectos que no nos ayuden a acercarnos a nuestros objetivos, o no deberíamos hacer nada que no esté de acuerdo con nuestra visión, propósito o principios.

Planificación

El primer paso de la planificación natural es, siempre, definir el resultado que esperamos conseguir. Por lo tanto, definir el propósito y visualizar el resultado que queremos conseguir es imprescindible antes de organizar nuestros proyectos.

Para poder llevar a cabo una buena planificación, es necesario incorporar a nuestra rutina tres tipos de revisiones. Estas revisiones tienen que servirnos para decidir qué hacer, mantener la fiabilidad de nuestro sistema (mejorar el control) y ganar perspectiva.

Revisión diaria: como mínimo una vez al día o, para ir bien, varias veces al día. En esta revisión tenemos que analizar los elementos que podemos hacer nosotros hoy o en breve. En concreto, revisaremos nuestra lista de próximas acciones y nuestra agenda o calendario.

Revisión semanal: como mínimo una vez a la semana. Esta revisión nos sirve para mantener la fiabilidad de nuestro sistema. Para conseguirlo revisaremos nuestro calendario, nuestro archivo de seguimiento, nuestra lista de proyectos, algún día / tal vez, etc.

Revisión general: de vez en cuando, de forma periódica con la periodicidad que veas necesaria, es importante hacer una revisión general de tu sistema. En esta revisión comprobaremos que seguimos alineados con nuestros objetivos y con nuestra visión y que seguimos avanzando en buena dirección.

Esta es una introducción al método GTD.